←предыдущая следующая→
1 2 3 4 5 6
«базового» предприятия обеспечиваются исправными весами, измерительными приборами и тарой.
Следует отметить, что соблюдаются правила охраны складов, в частности по окончании рабочего дня на наружные запоры складов накладываются пломбы, а перед открытием помещения проверяется состояние замков и пломб.
При осуществлении контроля за вывозом материально-производственных запасов со склада на «базовом» предприятии выдаются пропуска на вывоз товарно-материальных ценностей, которые сдаются работнику охраны и регистрируются в книге регистрации пропусков, что позволяет проверить полноту их возврата.
На проверяемом предприятии установлен список должностных лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей (инженеры, экономисты, кладовщики).
Учет материалов на складе осуществляет приемосдатчик (кладовщик), который является материально-ответственным лицом. С кладовщиком заключается типовой договор по установленной форме о полной материальной ответственности. В штатном расписании «базового» предприятия предусмотрены должности инженера (товароведа). На них возложены обязанности по оприходованию поступивших товарно-материальных запасов, осуществлению общего руководства кладовой.
Управление производственными запасами требует рациональной организации их аналитического учета на основе предварительно разработанной номенклатуры. Номенклатура составляется на основе технических характеристик материалов, топлива и других материальных ресурсов. Она позволяет легко и быстро находить нужные наименования материалов, способствует ведению учета с наименьшими затратами труда, повышению его оперативности и достоверности. Номенклатурный номер материала проставляется на всех документах на поступление и расходование материалов, а также в регистрах бухгалтерского учета. На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык (форма ФМУ №45) и прикрепляет его к месту хранения материалов.
В ярлыке указывают наименование материальных ценностей, их номенклатурный номер, единицу измерения, норму запаса и цену (см. приложение).
На проверяемом предприятии в оформлении материальных ярлыков обнаружены нарушения. Во-первых, на многих ярлыках не указывается номенклатурный номер материала. Во-вторых, также не указывается норма запаса или же вместо нормы запаса ставят количество остатка. (см. приложение).
Учет движения товарно-материальных ценностей на складах осуществляют в карточках складского учета (см. приложение), которые открывают на каждый номенклатурный номер. Записи в карточках складского учета кладовщики делают на основании первичных документов (приемных актов и счет фактур) в день совершения операции. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому кладовые располагают оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. В них на основании первичных документов отражаются те же данные, что и в карточках складского учета. Ведомости составляют по складам и используют для контроля за движением и состоянием производственных запасов на складах и для оперативного управления. Ежемесячно инженеры кладовых составляют справки о залежалых и исходовых товарах, о невыполненных нарядах, что позволяет руководителю предприятия и транспортной группе более эффективно координировать погрузку материалов.
Первичные документы после записи их в карточках складского учета передают в бухгалтерию на проверку. Если документы по каким-либо причинам возвращаются в кладовую, то возврат оформляется реестром (см. приложение), в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов. Приемосдатчики расписываются в реестре и берут обратно документы на переоформление. Переоформленные документы повторно записываются в книгу сдачи документов и сдаются в бухгалтерию. Это говорит об усилении контроля за проверкой первичных документов в бухгалтерии.
В ходе проверки сохранности производственных запасов изучим вопрос о состоянии кадров материально ответственных лиц. Состав материально-ответственных лиц и их соответствие необходимым профессиональным требованиям смотрят по личным делам, находящимся в отделе кадров. Здесь также проверяют профессиональную подготовленность, как работников снабжения, знание правил и сроков приемки и отпуска материальных ценностей, оформление первичной документации по движению производственных запасов и ведения карточек складского учета. Контроль за деятельностью материально-ответственных лиц и за исполнением ими своих обязанностей осуществляет главный бухгалтер, в первую очередь, и работники бухгалтерии.
По результатам проверки состояния складского хозяйства и сохранности товарно-производственных запасов устанавливается необходимость проведения внезапной выборочной или сплошной инвентаризации в целом по складу или у отдельных материально-ответственных лиц. Также это достигается путем изучения слабых и сильных сторон внутреннего контроля и системы бухгалтерского учета.
Анкета тестов проверки состояния внутреннего контроля и системы учета материально-производственных запасов
Таблица 4
№ п/п Содержание вопроса Содержание ответа Символы значений Выводы
I.Внутренний контроль
1 Имеется ли служба внутреннего аудита, ревизионная комиссия? Имеется ревизионная комиссия У2 Ревизионная комиссия на общих началах
2 Имеются ли должностные инструкции или положение о работе службы внутр контроля Нет У2 В составе ревизионной комиссии нет специалистов
3 Проводится ли инвентаризация производственных запасов? Только в конце года. Ревизионная комиссия практически ее не проводит. У1 Отсутствует фактический контроль со стороны ревизионной комиссии и необходимо провести инвентаризацию
4 Проводится ли проверка полноты и своевременности оприходования материалов? Только по первичным документам У2 Риск контроля высокий
5 Проверяется ли использование ТМЦ первичные по различным направлениям? Проверяются только первичные и сквозные документы У2 Нет фактического контроля. Провести проверку.
6 Проверяется ли законность и целесообразность расходования производственных запасов? Только при реализации У2 Проверить другие каналы расходования
7 Проверяется ли правильность оценки производственных запасов внутренними контролерами? Нет У1 Риск высокий. Проверить оценку материально-производственных ресурсов.
II. Система учета
8 Произведена ли классификация производственных запасов для их учета? Да У3 Проверить организацию аналитического учета
9 Организован ли АУ на должностном уровне, ведутся ли карточки складского учета? Да У3 Проверить выборочно записи на счетах 10,12,13
10 Выделяются ли НДС отдельной строкой в расчетных и платежных документах? Да У2 Выборочно проверить эти документы
11 Составляют ли акты списания МБП, приходящих в непригодность ? Да У2 Проверить полноту заполнения актов при списании МБП, приходящих в негодность.
12 Сверяются ли данные АУ и СУ систематически? Только в конце года У1 Велика вероятность искажения периодической отчетности организации
Значения символов:
У1 – низкий уровень;
У2 – ниже среднего уровня;
У3 – средний уровень;
У4 – высокий уровень.
Из данных этого тестирования следует, что организация и осуществление внутреннего контроля по вопросам исследования находятся на низком (У1) и ниже среднего (У2) уровнях. Организация и ведение бухгалтерского учета также не отвечают современным требованиям, так как по всем исследуемым вопросам их значения не поднялись выше ниже среднего (У2) и среднего (У3) уровней. Основной недостаток внутрихозяйственного контроля – это отсутствие фактического контроля за движением производственных запасов, а поэтому следующим этапом проверки должна стать инвентаризация материально-производственных запасов.
На предприятии инвентаризация производственных запасов проводится в соответствии с «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (приказ от 13.06.95 №49 «об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»). Для проведения инвентаризации на данном предприятии создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Инвентаризация товарно-материальных ценностей производится по их местонахождению и материально-ответственному лицу. Проверка фактического наличия производственных запасов производится при обязательном участии материально-ответственных лиц. На проверяемом предприятии инвентаризация проводилась с 1 по 14 октября 1999г., о результатах которой составлен акт (см. приложение) после заседания инвентаризационной комиссии. По результатам инвентаризации недостач и излишков комиссией по инвентаризации не обнаружено. Была проверена вся документация, отражающая проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей за проверяемый период: приказ генерального директора от 4.09.99, инвентаризационные описи, акты инвентаризации, протоколы инвентаризационных комиссий. Инвентаризационные описи были заполнены без помарок и пометок, незаполненные строки в них были перечеркнуты.
Таким образом, входе проверки документации по инвентаризации материально-производственных запасов нарушений не было.
Проверка операций по
движению товарно-материальных ценностей
Правильная и четкая организация поступления и отпуска запасов и достоверное отражение этих операций в учете содействуют выполнению снабжающими органами своих основных функций – обеспечению сохранности ТМЦ и бесперебойному снабжению предприятия.
При осуществлении контроля за правильностью и своевременностью документального
←предыдущая следующая→
1 2 3 4 5 6